12.5.2026
Oteran Oy käsittelee toiminnassaan asiakas-, toimittaja- tai yhteistyökumppaniyritysten ja yhteisöjen henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa on esitetty EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 12–14 artiklan edellyttämät rekisteröidylle annettavat tiedot.
Oteran voi muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkkosivuillaan esimerkiksi lainsäädännön, viranomaisten ohjeiden, oikeuskäytännön tai omien käytäntöjensä muuttuessa. Olennaisista muutoksista henkilötietojen käsittelyssä tiedotetaan rekisteröidyille erikseen sähköpostilla. Muista muutoksista ei tiedoteta erikseen, ellei lainsäädäntö sitä edellytä. Tästä selosteesta löydät ajankohtaiset tiedot henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä käytännöistämme.
| Rekisterinpitäjä | Oteran Oy, y-tunnus: 22455976-0 (”Oteran”, ”Yhtiö” tai ”Rekisterinpitäjä”) |
|---|---|
| Yhteydenotot kaikissa tietosuoja-asioissa | Rekisteröity voi ottaa yhteyttä Rekisterinpitäjään kaikissa tietosuojaa koskevissa asioissa seuraavasti:
Oteran Oy |
Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee henkilötietoja Rekisterinpitäjän nykyisten ja potentiaalisten asiakkaiden, toimittaja- tai yhteistyökumppaniyritysten ja -yhteisöjen (”Yritys”) päättäjistä, yhteyshenkilöistä ja edustajista (”Rekisteröidyt”).
Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee Rekisteröidyistä seuraavia henkilötietoja:
| Tietoryhmä | Kuvaus | Mistä tietoja kerätään ja päivitetään |
|---|---|---|
| Perustiedot |
|
|
| Tunnistamistiedot |
|
|
| Luottotiedot | Yrityksen vastuuhenkilön luottotiedot | • luottotietoyhtiöt luottokelpoisuustarkastuksen yhteydessä |
| Markkinointitiedot |
|
|
| Sähköisten palveluiden käyttötiedot | Verkkopalvelujen käyttö- ja selaustiedot: sivu, jolta käyttäjä on siirtynyt Rekisterinpitäjän sivustolle, laitteen malli, yksilöllinen laite- ja/tai evästetunniste, tiedonkeruun kanava (internetselain, mobiiliselain, sovellus), selaimen versio, IP-osoite, istuntotunniste, istunnon aika ja kesto sekä näytön tarkkuus ja käyttöjärjestelmä, maa-/kaupunkitasoinen sijainti
Yhteydenpito, ja muut toimet Rekisterinpitäjän ja Yrityksen välisessä suhteessa |
• Rekisteröity (evästeiden, mainontatunnisteiden tms. avulla tietoja Internet- ja mobiilipalvelujen käytöstä).
• Rekisterinpitäjä |
| Asiakas- tai muuta suhdetta koskevat tiedot | Osallistumistiedot, esim. Rekisterinpitäjän järjestämiin tilaisuuksiin, kilpailuihin, arvontoihin ja muihin tapahtumiin liittyvät kutsu-, ilmoittautumis- ja osallistumistiedot | • Rekisteröity |
| Tapahtumien järjestämistiedot | Terveystiedot: välttämättömät ruokavalio- ja esteettömyystiedot
Tilaisuuksista otetut valokuvat, videot |
• Rekisteröity
• Rekisterinpitäjä |
| Profiili- ja luokittelutiedot | Edellä kuvattujen tietojen analysoinnin ja profiloinnin perusteella tämän selosteen mukaisia käsittelyn tarkoituksia varten muodostetut luokittelut segmentit ja -profiilit. | • Tiedot tuotetaan automaattisesti asiakasrekisterin tietojen perusteella |
Rekisterinpitäjän ja Yrityksen väliset oikeustoimet ja asiakirjat (esim. sähköiset asiointilomakkeet, tarjouspyynnöt, tarjoukset, tilaukset, sopimukset yms), jotka Rekisteröity on suorittanut Yrityksen puolesta sen edustajana sekä niissä olevat Rekisteröidyn tiedot eivät ole henkilötietoja, vaan Yritystä kuvaavia tietoja eivätkä Rekisteröidyn oikeudet ja tietosuojalainsäädäntö koske niitä.
Kohdassa 3 mainittuja Rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään seuraavassa taulukossa esitetyillä oikeusperusteilla ja käyttötarkoituksissa:
| Käsittelyn tarkoitus | Käsiteltävät tietoryhmät | Oikeudellinen peruste |
|---|---|---|
| Rekisteröidyn työtehtäviin liittyvä Rekisterinpitäjän palvelujen ja tapahtumien mainonta ja sen kohdentaminen Rekisterinpitäjän omissa ja muissa Internet- ja mobiilipalveluissa ja -sovelluksissa; suoramarkkinointi sekä sen kohdentaminen puhelimitse, kirjeitse sähköpostilla, tekstiviestillä ja muuten sähköisesti; mielipide- ja markkinatutkimusten toteuttaminen, markkinointikilpailujen ja muiden tapahtumien järjestäminen |
|
|
| • asiakas-, tuki- ja muiden palvelujen tuottaminen • yhteydenottojen hoitaminen, asiakassuhteen hoitaminen, kehittäminen ja ylläpitäminen, • kirjeellä, puhelimella, sähköpostilla, tekstiviestillä tai muilla sähköisillä välineillä tapahtuva asiakasviestintä ja yhteydenpito • asiakastyytyväisyys- ja muut asiakastutkimukset ja kyselyt • liiketoiminnan ja palvelujen kehittäminen |
|
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu oikeuteen harjoittaa liiketoimintaa sekä Rekisterinpitäjän ja Yrityksen väliseen asiakas-, toimittaja- tai muuhun suhteeseen (Tietosuoja-asetus 6 artikla 1 f) kohta) |
| Tapahtumien järjestäminen |
|
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu oikeuteen harjoittaa liiketoimintaa (Tietosuoja-asetus 6 artikla 1 f) kohta)
Rekisteröidyn suostumus (Tietosuoja-asetus 6 artikla 1 a) kohta) |
| Tapahtumia koskeva Rekisterinpitäjän tiedottaminen tiedotusvälineissä, Internetissä, sosiaalisessa mediassa | • Tilaisuuksista otetut valokuvat, videot | Rekisteröidyn suostumus (Tietosuoja-asetus 6 artikla 1 a) kohta) |
| Tietoturvasta huolehtiminen |
|
Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (Tietosuoja-asetus 6 artikla 1 c) kohta ja 32 artikla, laki sähköisen viestinnän palveluista) |
| Petosten ja muiden rikosten ja väärinkäytösten havaitseminen, estäminen ja selvittäminen | Eellä 3. kohdassa mainitut käyttötarkoitukseen kulloinkin tarpeelliset tiedot ja rikosepäilyjä koskevat tiedot | Rekisterinpitäjän oikeutettu etu huolehtia siihen ja muihin tahoihin kohdistuvien rikosten estämisestä (Tietosuoja-asetus 6 artikla 1 f) kohta) |
| Yritystä ja Rekisteröityjä koskevien ja muiden Rekisterinpitäjän lakisääteisten tehtävien hoitaminen | Kaikki edellä 3. kohdassa mainitut kuhunkin lakisääteisen tehtävään kulloinkin tarpeelliset tiedot | Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen, esim. viranomaisraportointi (Tietosuoja-asetus 6 artikla 1 c) kohta) |
| Analysointi, tilastointi ja profilointi palvelujen ja asiakassuhteen kehittämistä sekä markkinointia varten | Kaikki edellä 3. kohdassa mainitut kuhunkin tämän selosteen mukaiseen käyttötarkoitukseen käsiteltäväksi ilmoitetut tiedot | Asiakassuhteeseen perustuva Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (Tietosuoja-asetus 6 artikla 1 f) kohta) |
| Verkkopalvelujen käyttö- ja selaustiedot | Rekisteröidyn suostumus evästeiden käyttöön (laki sähköisen viestinnän palveluista 205 §) |
Rekisterinpitäjä ei käytä Rekisteröityjä koskevassa toiminnassaan automaattista päätöksentekoa eikä käsittele henkilötietoja tekoälyn avulla.
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisterin tietoja Rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluville yrityksille ja yhteistyökumppaneille, kun se on tarpeellista rekisterin käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, esim. sovittujen tuotteiden tai palvelujen toimittamiseksi ja laskuttamiseksi.
Muuten tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman Rekisteröidyn suostumusta paitsi, jos se on välttämätöntä Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi, oikeuskäsittelyyn liittyen, viranomaisten pyynnöstä tai osana liiketoimintajärjestelyitä.
Rekisterinpitäjällä on oikeus käyttää alihankkijoita tämän selosteen mukaisessa henkilötietojen käsittelyssä. Tällöin henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijoille siinä määrin, kuin se on tarpeen alihankkijan palvelujen toteuttamiseksi. Kukin alihankkija käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin, kuin se on tarpeen alihankkijan tehtävien hoitamiseksi. Alihankkijat käsittelevät henkilötietoja Rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun Rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. Alihankkijoita sitovat Rekisterinpitäjän kanssa tehdyt sopimukset henkilötietojen käsittelystä mukaan lukien salassapitoa ja tietoturvaa koskevat ehdot.
Rekisterinpitäjä käyttää ulkopuolisten alihankkijoiden palveluita esim. laskutukseen, saatavien valvontaan ja perinnän hoitamiseen; asiakastietojen ylläpitoon; asiakastyytyväisyyskyselyiden tekemiseen, evästesuostumusten hallintaan; ICT-tehtäviin, sähköisten viestinvälityspalvelujen toteuttamiseen, toiminnanohjaukseen, analytiikkaan, markkinointiin ja myyntiin.
Rekisterinpitäjän puolesta Internetpalvelujen seurantaa suorittaa Google. Se voi kerätä evästeillä tietoja myös omaan käyttöönsä omien ehtojensa mukaisesti. Se vastaa itse omista evästeistään ja niillä omaan käyttöönsä keräämistään tiedoista, ks. lisätietoja osoitteesta:
https://policies.google.com/technologies/cookies?hl=fi
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tai siirtää henkilötietoja voidaan myös EU-/ETA:n alueen ulkopuoliseen maahan. Ellei Euroopan komissio ole päättänyt, että kohdemaan tietosuojan taso on hyväksyttävä, Rekisterinpitäjä varmistaa asianmukaisen tietosuojan tekemällä vastaanottajan kanssa kirjalliset sopimukset Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimusehdoilla tai muulla lainmukaisella menettelyllä. Vakiosopimusehdot löytyvät osoitteesta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32021D0914
Rekisterinpitäjän Internet-sivustolla on käytössä sosiaalisen median toimintoja (eli yhteisöliitännäisiä) kuten esim. LinkedIn-painikkeet, jotka vievät Rekisterinpitäjän pitämille yhteisösivuille.
Sosiaalisen median palvelut jakavat Rekisterinpitäjälle käyttäjien tietoja tietosuojaselosteidensa ja käyttäjien antamien suostumusten mukaisesti, esim. käyttäjän mediassa jakamista Rekisterinpitäjän sivustoja koskevista kommenteista ja linkeistä sekä käyttäjän julkiseen profiiliin sisältyvät tiedot. Rekisterinpitäjä käsittelee yhteisösivustojensa kautta saatuja henkilötietoja oikeutetun edun perusteella ainoastaan Rekisterinpitäjän omiin tarkoituksiin, kuten uusien tuotteiden, palveluiden tai tarjouksista kertomiseen, kilpailujen ja arvontojen toteuttamiseen, palautteen vastaanottamiseen, mainonnan ostamiseen sosiaalisen median palvelusta, sivujen tai mainosten tavoitettavuuden mittaamiseen tai yhteisösivuilla tapahtuvaan asiakaspalveluun. Rekisterinpitäjä ei käsittele tietoja sosiaalisen median ulkopuolella, eikä niiden jakamia tietoja yhdistetä Rekisterinpitäjän muihin tietoihin tai rekistereihin ilman käyttäjän suostumusta.
Yhteisöliitännäiset ovat niitä tarjoavan yrityksen vastuulla. Ne ovat pääasiallisesti vastuussa tietosuojalainsäädännön noudattamisesta ja tietoturvallisuuden sekä Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussa. Sosiaalisten medioiden tietosuojakäytäntöihin voi perehtyä ja niiden tietosuoja-asetuksia voi hallinnoida palvelukohtaisesti:
https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy
Tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen. Henkilötietoja käsittelevä henkilöstölle on annettu tietosuojaa koskeva koulutus ja ohjeistus. Tietoja käsittelevä henkilöstö ja alihankkijat ovat s itoutuneet salassapitovelvoitteisiin. Rikosepäilyjä koskevat tiedot säilytetään erillään muista Rekisteröityjä koskevista tiedoista.
Henkilötietoja säilytetään tietojen suojatasoa vastaavissa lukituissa tiloissa, joita valvotaan automaattisella kulunvalvonnalla. Sähköisesti säilytettävien tietojen suojaus perustuu käyttöoikeushallintaan, käyttäjien tunnistamiseen, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen esim. palomuureihin ja muihin tietoturvaohjelmistoihin, tietojen salaukseen, tietoliikenteen suojaukseen, tietojen varmuuskopiointiin sekä lokitietojen keräämiseen ja tietoturvatapahtumien seurantaan.
| Tietoryhmä | Säilytysaika |
|---|---|
| Suostumuksen perusteella kerätyt tiedot | Niin kauan, kuin rekisteröidyn antama suostumus on voimassa. |
| Puhelu- ja etäneuvottelujen tallenteet | 12 kuukautta tallentamisesta |
| Evästeillä kerätyt sähköisten palveluiden käyttötiedot | Evästesuostumusten yhteydessä ilmoitettujen määräaikojen mukaisesti |
| Muut Sähköisten palvelujen käyttötiedot | Enintään 5 vuotta Rekisterinpitäjän ja Yrityksen välisen asiakas-, toimittaja- tai muun suhteen päättymisen jälkeen tai sen jälkeen, kun Rekisterinpitäjä on saanut tiedon, että Rekisteröity ei ole enää Yrityksen palveluksessa |
| Perustiedot ja Markkinointitiedot | Pysyvästi lain sallimissa puitteissa, ellei Rekisteröity ole kieltänyt tietojen käsittelyä. |
| Anonymisoidut tiedot | Tiedot, joista henkilö ei ole tunnistettavissa, voidaan säilyttää pysyvästi. |
| Varmuuskopiot | Rekisterinpitäjän normaalien säilytys- ja poistoaikataulujen mukaisesti |
| Muut henkilötiedot | Enintään 2 vuotta Rekisterinpitäjän ja Yrityksen välisen asiakas-, toimittaja- tai muun suhteen päättymisen jälkeen tai sen jälkeen, kun Rekisterinpitäjä on saanut tiedon, että Rekisteröity ei ole enää Yrityksen palveluksessa |
Tietoja voidaan säilyttää edellä mainittujen säilytysaikojen jälkeen oikeudellisten vaatimusten laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, kunnes vaatimukset on lainvoimaisesti ratkaistu sekä kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
Rekisterinpitäjä arvioi henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Sen lisäksi Rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista.
Rekisteröidyllä ei ole tarkastusoikeutta rikosepäilyjä koskeviin tietoihin. Tietosuojavaltuutettu voi rekisteröidyn pyynnöstä tarkastaa näiden tietojen käsittelyn lainmukaisuuden.
Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn aiemmin antamansa suostumukset. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointiin, mielipide- ja markkinatutkimuksiin mukaan lukien niihin liittyvä profilointi.
Kun henkilötietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu, Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Rekisteröidyn on pyynnön yhteydessä yksilöitävä vastustamisen perusteena oleva erityinen tilanne.
Rekisteröity voi vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi keskeyttämistä kokonaan tai osittain silloin, kun Rekisteröidyn mielestä on epäselvyyttä tietojen virheettömyydestä tai niiden käsittelystä, kunnes tietoihin kohdistuvat epäselvyydet saadaan selvitettyä ja ratkaistua.
Jos Rekisteröity on toimittanut henkilötietojaan Rekisterinpitäjälle ja käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, hänellä on oikeus saada nämä tiedot itselleen jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää tiedot toiselle Rekisterinpitäjälle voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Rekisteröity voi käyttää em. oikeuksiaan lähettämällä niitä koskevat pyynnöt kirjallisesti tai sähköpostilla Rekisterinpitäjälle (yhteystiedot on esitetty selosteen alussa) Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää Rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.